Jak rozwiązać węzeł niespójnych przepisów przyjmując gości w hotelu
w obecnym czasie obostrzeń ?
Rząd w przededniu Świąt Bożego Narodzenia, Sylwestra i ferii zimowych zafundował hotelarzom, restauratorom i innym branżom obostrzenia co do liczby obsługiwanych gości wprowadzając przepisy dzielące dostępność do usług pomiędzy osobami niezaszczepionymi przeciw COVID, oraz osobami które zostały zaszczepione.
Obecnie hotel może przyjąć 50% gości (30% od 15 grudnia 2021r.) w stosunku do możliwości obłożenia całego obiektu hotelowego. Po przekroczeniu tego limitu przyjmowane mogą być tylko osoby zaczepione przeciw COVID. Obostrzenie nie dotyczy osób zaszczepionych, ale gestorowi nie wolno pytać czy ktoś jest zaszczepiony czy też nie. Inicjatywa musi więc wyjść od osoby zaszczepionej, a nie od hotelarza.
Wytyczne PUODO w tym zakresie są jednoznaczne, a RODO broni prywatności i nie pozwala na przetwarzanie danych wrażliwych (czyli tych o stanie zdrowia) bez podstawy prawnej.
Jeśli osoba zaszczepiona sama wyrazi chęć okazania certyfikatu, może zostać obsłużona przez hotel, ale pracownikom recepcji nie wolno tego odnotowywać i utrwalać tej informacji.
Policja oraz Sanepid mają sprawdzać czy przedsiębiorcy stosują się do przepisów i czy stosują wprowadzone limity. Rodzi się więc dla wielu osób pytanie - jak wyjść z tej kwadratury koła?
Podejdźmy więc do tego jak do zadania matematyczno-logicznego.
W mojej ocenie, aby być w zgodzie ze wszystkimi przepisami, należałoby wprowadzić następującą procedurę:
Recepcjonista lub osoba wpuszczająca do restauracji ma obowiązek zweryfikować taką osobę, ale nie odnotowuje tego w żadnym systemie.
Tak więc dochodzi do sytuacji gdy w naszym obiekcie przebywa już 80 osób, z czego wiemy że 30 jest zaszczepionych, a o pozostałych nie wiemy nic. Hotel opuszcza 20 osób i pozostaje w nim 60, ale nie wiemy ile w tej liczbie jest osób zaszczepionych.
Jeśli chcemy przyjąć kolejne osoby, mogą to być TYLKO osoby zaszczepione które się wylegitymują paszportem COVID-owym.
Dopiero gdy obłożenie spadnie poniżej poziomu 50 osób możemy znowu przyjmować osoby, co do których nie posiadamy wiedzy o zaszczepieniu (ale znowu tylko do maksymalnej ilości 50 osób).
Oskarżani przez potencjalnych gości o dyskryminację, informujemy ich, że niestety wynika to z nałożonych na nas przepisów, a nie z naszych uprzedzeń lub rasizmu.
W przypadku kontroli ze strony Sanepidu lub Policji okazujemy nasz regulamin i oświadczamy że jest on rygorystycznie przestrzegany. To do Policji i Sanepidu, to do tych służb należy teraz weryfikacja kto jest zaszczepiony, a kto nie i czy limit się zgadza. Policja ma prawo wylegitymować każdą osobę, a Sanepid ma dostęp do systemów informatycznych, w których może sprawdzić czy wylegitymowana osoba jest zaszczepiona, czy też nie.
W przypadku wątpliwości, nie przyjmujemy żadnych mandatów tylko prosimy o skierowanie sprawy do sądu.
Ponieważ w większości hoteli i restauracji zainstalowany jest monitoring, to zalecam aby weryfikacja odbywała się w taki sposób, aby było to widoczne na monitoringu**.
Będzie na nim widać, że recepcjonista lub osoba wpuszczająca do restauracji dołożyła ze swojej strony wszelkiej staranności i zweryfikowała osoby, które wchodzą ponad określony limit.
W przypadku kontroli nie udostępniamy nagrań z monitoringu. Jednak gdyby kontrolerzy chcieli skierować sprawę do sądu zalecam zrobienie kopii nagrań z monitoringu, aby przed sądem dowieść, że weryfikacja faktycznie była prowadzona przez pracowników hotelu.
Przypominam, że monitoring został zainstalowany w uzasadnionym interesie administratora danych osobowych i służy hotelowi miedzy innymi do ewentualnej obrony przed roszczeniami.
Podobna sytuacja ma miejsce gdy sprzedawca alkoholu weryfikuje nabywcę sprawdzając czy jest on pełnoletni, ale już w żaden sposób nie utrwala tej informacji.
O ile moje wcześniejsze pomysły są dość łatwe do zrealizowania podczas obsługi gości, którzy pojawiają się w obiekcie, to problem pojawia się podczas rezerwacji, kiedy trudno ustalić ile osób będzie aktualnie przebywało w obiekcie, kto z nich przyjedzie pierwszy, oraz kto jest zaszczepiony, a kto nie lub nie ujawnia tej informacji.
Dlatego ważne jest aby dobrze opracować regulamin rezerwacji w czasie COVID4F-2021, informować o tym regulaminie osoby rezerwujące nocleg (lub imprezę), a wysyłając potwierdzenie rezerwacji upewnić się, że wszyscy rezerwujący są świadomi wymogów wskazanych w regulaminie rezerwacji.
Biorąc pod uwagę, że szablon regulaminu rezerwacji powieszony na stronie internetowej hotelu czasami nie jest łatwo edytowalny przez właściciela hotelu, to należy tak umieścić informacje o nowym regulaminie rezerwacji, aby każdy kto rezerwuje pokój lub imprezę mógł się łatwo z nim zapoznać.
Można również wysłać mail do osób które dokonały rezerwację o następującej treści:
Szanowni Państwo,
w związku ze zmianą rozporządzenia Rady Ministrów z 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, świadczenie usługi hotelowej w przypadku przekroczenia przez hotel limitów obowiązujących zgodnie z wprowadzonymi obostrzeniami może odbywać się tylko po okazaniu ważnego paszportu COVID-owego. Obecny limit w naszym obiekcie hotelowym wynosi …… osób. Po przekroczeniu tej ilości osób, pobyty będziemy mogli realizować tylko dla osób zaszczepionych które dobrowolnie będą chciały wylegitymować się paszportem COVID-owym. Biorąc pod uwagę powyższe, proszę rozważyć czy dokonana przez Państwa rezerwacja będzie mogła dojść do skutku. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z recepcją.
Uwaga ważne !
Nie wolno żądać aby rezerwujący ujawniali, ani tym bardziej przesyłali swoje paszporty COVID-owe (np.mailem) przed przyjazdem. Również w systemie PMS nie należy w żaden sposób odnotowywać informacji, że ktoś jest zaszczepiony lub też nie.
*Oczywiście licząc na empatyczne zachowanie gościa, możemy grzecznie zwrócić uwagę że dobrowolne podanie informacji o zaszczepieniu pozwoli hotelowi/restauracji przyjąć większą liczbę gości.
**należy ustalić czy pozyskany obraz z monitoringu nie jest przypadkiem tak precyzyjny że pozwala na odczytanie danych zawartych w paszporcie COVID okazywanym przez Gościa. Gdyby okazało się że na obrazie z kamer są widoczne dane gościa, należy tak zmodyfikować ustawienie kamery aby to uniemożliwić.
Aplikację do weryfikacji Certyfikatów COVID (kod QR) oprogramowaniem Android można pobrać do telefonu (smartfona) ze sklepu Google Play, lub dla Apple z App Store.
Aplikacja nazywa się „Skaner Certyfikatów COVID” i została przygotowana przez Ministerstwo Zdrowia i Centrum e- Zdrowia.